Para encaminhar as propostas, as universidades precisam oferecer cursos e programas de pós-graduação stricto sensu, preferencialmente, com nota igual ou superior a cinco, nos processos de avaliação da CAPES, e as sociedades de pesquisa científica devem ser credenciadas junto à Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência (SBPC). As inscrições podem ser feitas durante todo o ano, em fluxo contínuo.

O projeto precisa indicar, entre outros pontos, o professor a ser convidado, seu currículo, justificativa do convite, programa do curso a ser ministrado, infra-estrutura logística disponível, número máximo de matrículas presenciais e estimativa de orçamento.